Toda organización está dotada de una
formación social compleja. Se trata de un sistema de roles en el que existen diversos
tipos de redes de comunicación. Desde un enfoque de interacciones, es posible
analizar la relación entre los conceptos de organización y comunicación y,
además, afirmar que existe un profundo nexo entre éstos. Pues, es impensable
una organización sin comunicación.
En las organizaciones el valor de la
comunicación es un recurso estratégico de desarrollo. Puesto que, las estructuras
cerradas y aisladas impiden la toma de decisiones. Por otra parte, la
comunicación permite la confrontación, el diálogo franco, la valoración de las
acciones individuales y colectivas, y el establecimiento de relaciones
armónicas.
Muchos de los problemas organizacionales
son producto de la ausencia de una comunicación efectiva. Por esta razón, la
comunicación en las organizaciones es imperante y necesaria; ya que de ésta
depende el éxito de la misma. Por otra parte, las barreras comunicacionales
responden a la presencia de paradigmas, que en definitiva detienen el
desarrollo efectivo de la interacción. Los cambios de tales paradigmas conllevan
un serio y decidido análisis, el cual debe superar las buenas intenciones para
establecer un conjunto de buenas relaciones humanas. Lo que implica compromisos
claros y concretamente determinados, en última instancia comunicados.
El proceso de comunicación organizacional
es el flujo de datos que sirven al desarrollo o no de la intercomunicación. Se
identifican tres sistemas de comunicación: OPERACIONALES, REGLAMENTARIOS y de MANTENIMIENTO/DESARROLLO,
que permiten promover una comunicación efectiva.
Existen tres factores claves en la comunicación
organizacional: 1) Se da en un sistema complejo y abierto influenciado e
influyente en el ambiente. 2) Conlleva mensajes. 3) Implica personas. Con
respecto al mensaje, éste se da en cualquier sistema en el cual exista
información; el modo en que el receptor recibe el mensaje es variable, ya que
se ve influenciado por el contexto.
El mensaje transmitido forma una
conexión que se denomina red de comunicación. Ésta se divide en comunicaciones ASCENDENTES,
DESCENDENTES y HORIZONTALES. Tal división depende del nivel de jerarquía en que
se inicia el mensaje y cual lo recibe. La comunicación descendente, tiene la
función de coordinar, informar, motivar y controlar. La ascendente tiene la
función de comprobar la recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir. La
horizontal, por su parte, tiene el fin del intercambio, coordinación y apoyo
entre el personal de la misma posición jerárquica.
Los procesos de comunicación están
compuestos por diversos elementos, entre éstos: EMISOR: Persona que emite el mensaje.
RECEPTOR: Persona que recibe el mensaje. MENSAJE: Contenido de la información
que se envía. CÓDIGO: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje. CONTEXTO:
Situación en la que se produce la comunicación. CANAL DE TRANSMISIÓN: Vía por
la que se transmite el mensaje. MENSAJE CODIFICADO: Texto que se quiere hacer
llegar al receptor. RETROALIMENTACIÓN: Confirmación de que el mensaje fue
recibido correctamente. RUIDOS, DISTORSIONES E INTERFERENCIAS: Interrupciones
en el proceso de comunicación. INTERNOS: Factores psicológicos, estados de ánimo,
etc. EXTERNOS: Dificultades en el canal de transmisión, problemas técnicos, de
idioma, de cultura.
El emisor decide el mensaje a emitir,
el canal y la codificación que a usar. Por otra parte, él se ocupa de que la
retroalimentación llegue lo más clara posible. Ya que esta es la vía para
conocer si el mensaje fue recibido con claridad. Si no hay retroalimentación puede
que el receptor no realice la tarea indicada en el mensaje, por haberse
producido una mala comunicación o una interpretación errónea del mensaje.
La mayor parte de los elementos que
conforman el proceso de comunicación tienen la capacidad de crear distorsiones.
Esto incide en la meta de la comunicación. Las distorsiones dependen
fundamentalmente del estado psicológico del emisor y del receptor, del canal
usado y del tipo de codificación.
Podemos definir la comunicación como
el proceso mediante el cual se transmiten y se reciben datos, ideas, opiniones
y actitudes con el fin de lograr una comprensión plena y eficiente. Ésta es el
medio por el cual establecemos un contacto que nos permite transmitir una
información. Es una actividad inherente a las personas, implica la interacción
y la puesta en común de mensajes significativos, a través de diversos canales y
medios para influir en el comportamiento de los demás. La comunicación es un
proceso humano de interacción de discursos más allá del mero traspaso de
información; es por ello un hecho sociocultural.
La comunicación es eficaz cuando el
receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor. La
comunicación es dinámica, continua y sistemática; es la oportunidad de
encuentro con otro. Plantea una amplia gama de posibilidades al ser el canal de
interacción social. Por medio de ésta las personas logran el entendimiento, la
coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de
las organizaciones.
La comunicación organizacional, en
particular, es el potencial de comunicar la información formal e informal que
se genera, para la adecuada relación y desempeño laboral de los integrantes de
una organización. Ésta es uno de los factores fundamentales en el
funcionamiento eficiente de las organizaciones; por lo que juega un papel primordial
en la cohesión del personal de la empresa. Ya que permite el intercambio de
información eficiente entre los distintos niveles de la organización, al
establecerse patrones de comportamiento comunicacional. Lo cual determina que
cada miembro realiza un rol comunicativo específico.
La comunicación organizacional es un
sistema de interrelaciones y entendimientos laborales, por medio del cual se
determinan los objetivos a alcanzar, dirigidos éstos al beneficio individual,
colectivo y organizacional. Se entiende también como el conjunto de técnicas y
actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan
entre los miembros de una organización.
La comunicación produce en una
multiplicidad de sentidos, dado que cada receptor se transforma, a su vez, en emisor
de nuevos y variados mensajes. En este proceso de intercambio se establecen
compromisos, se asignan y delegan funciones. Por lo cual, la comunicación
organizacional se determina con relación a la creación, mantenimiento y
renovación de: CULTURA (valores): Principios, conceptos y creencias, explícitos
o implícitos, compartidos por quienes forman parte de la organización. ESTRUCTURA:
Cómo está operativamente organizada la empresa; además determina las relaciones
laborales entre las distintas áreas que conforman la estructura organizativa. ESTRATEGIA:
Pasos que deben darse para alcanzar los objetivos de la empresa. RECURSOS (habilidades):
Áreas, capacidades, conocimientos, fortalezas. PROCEDIMIENTOS: Rutinas, formas
en que se ejecutan las actividades, niveles de acción e interrelaciones. PERSONAL
(potencial humano): Factor que se define en función de perfiles, habilidades,
actitudes, aptitudes, conocimientos, acorde al número necesario que requiere un
área o actividad determinada. ESTILO DE DIRECCIÓN: Actitudes que adoptan los
integrantes de los niveles directivos de la Empresa.
La comunicación está determinada por
lo que cada miembro debe conocer según el nivel que ocupa. En esto consiste la
FUNCIÓN de la comunicación en la organización La cual cumple una serie de
funciones dentro de una organización, tales como: proporcionar información
acerca de los procesos internos; posibilitar funciones de mando y de toma de
decisiones; solucionar problemas y diagnósticos de la realidad.
En toda organización, la comunicación
abarca tres funciones, a fin de mantener la estabilidad y el equilibrio de la
empresa. Tales funciones son: PRODUCCIÓN, INNOVACIÓN y MANTENIMIENTO. En la
función de PRODUCCIÓN: La comunicación abarca todas las actividades que se
relacionan directamente con los modos de capacitación personal; orientación
pertinente a la realización del trabajo; apertura de espacios para la
formulación y concertación de objetivos; la solución de conflictos y la
sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.
En la función INNOVADORA: Se dan dos
tipos de innovaciones. Primero, la DE LA organización; la innovación DE LA organización
cambia la empresa sin afectar al personal. Segundo, EN LA organización; La
innovación EN LA organización se requieren cambios en el comportamiento de los
individuos; ya que exige una actitud favorable a y una prospectiva en cada uno
de los miembros de la organización. La función innovadora de la comunicación incluye
actividades de comunicación tales como los sistemas de sugerencias a nivel
general; el trabajo de investigación y desarrollo; la investigación y el
análisis de mercados; las sesiones de manifestación de inquietudes y los
comités de desarrollo de ideas.
La función de MANTENIMIENTO: Está
relacionada con los espacios de socialización, los cuales permiten un contacto con
el ambiente físico y humano a través del intercambio oportuno, amplio y
puntual. Esto genera mejores relaciones interpersonales e identificación con la
organización. La comunicación de mantenimiento busca compensar y motivar al
personal para que se comprometa con los objetivos y las metas de la
organización. Reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en
equipo y la creación individual.
La comunicación promueve la
participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura
organizacional. Donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el
reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. De allí que el
factor esencial de la cultura de una organización es la comunicación en todas
sus direcciones y en todos los niveles. Ésta engloba prácticas internas y externas
de los flujos comunicativos; se hace énfasis en la necesidad de alcanzar un
equilibrio entre los canales formales e informales de comunicación que se
utilizan. Lo cual ayuda a elevar la eficiencia en la transmisión efectivamente
de los mensajes.
En cualquier organización, la
comunicación tiene cuatro funciones principales, a saber: CONTROLAR: La
comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las
organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben
seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de
control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas
laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o
que cumplan con las políticas de la empresa.
MOTIVAR: La comunicación alienta la
motivación porque aclara a los empleados que deben hacer, como lo están
haciendo y que pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La
definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado
hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan la
motivación. EXPRESAR EMOCIONES: Todo grupo de trabajo es fuente primaria de
interacción social. La comunicación es el mecanismo fundamental que permite a
los miembros del grupo manifestar sus frustraciones y sentimientos de
satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión
emocional y de realización de las necesidades sociales. INFORMAR: Se refiere al
papel que desempeña la comunicación cuando facilita decisiones. Pues mediante
la transmisión se proporciona la información necesaria para la toma de
decisiones.
Los principales canales de
comunicación en una organización son: los supervisores, los compañeros de
trabajo y la actividad personal basada en hacer preguntas y observar. Los
miembros de la organización suelen acudir a los supervisores, como fuentes de
información, para obtener información técnica y conocer cuáles son las metas
instrumentales.
Los canales de la comunicación
organizacional son: DESCENDENTE: Transmite políticas, procedimientos, reglas y
manuales. ASCENDENTE: Contiene quejas, sugerencias, reportes de desempeño,
investigación de actitudes. HORIZONTAL: En ésta se manejan memoranda
interdepartamental, conferencias de línea y asesoría, interacción de empleados
con sus supervisores, relación sindicato-empresa.
Se dan dos tipos de comunicación,
éstas son: la vertical y la horizontal. La COMUNICACIÓN VERTICAL: Puede ser DESCENDENTE
o ASCENDENTE. En la comunicación descendente la información permite la
regulación y control de la conducta de los subordinados, tales como: las
instrucciones sobre la tarea, comprensión de la tarea y su relación con otras
tareas; información sobre procedimientos y prácticas; información al empleado sobre
su rendimiento y ejecución; información ideológica para inculcar un sentido de
misión. Los medios más utilizados en la comunicación descendente son: cartas,
reuniones, teléfono, manuales, memorandos, circulares, mails, y guías.
Los mensajes que se intercambian en
una organización pueden ser a través de: COMUNICACIÓN ESCRITA: Es clara,
precisa, completa y correcta, se califica como información de primera mano y se
deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder
regresar a segmentos del mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la
información. Esta puede darse a través de: CARTAS: Es el medio más usado dentro
de una organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna
cosa de interés personal o grupal. MEMORANDO: Tiene el objetivo de recordar
mensajes con referencia a instrucciones internas que los empleados deben
realizar dentro de la organización. CARTELERAS: En ésta se maneja la
información sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para
los empleados y directivos. Para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su
ubicación, sitios estratégicos por donde se da el mayor flujo de personal. REVISTA:
En ésta se propicia la participación activa en todas las actividades, con el
fin de fomentar el conocimiento de los acontecimientos afines a la realidad de
la organización. PERIÓDICO: Envuelve un área de conocimientos especializados;
en muchos casos es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información. BOLETÍN:
Es un medio donde se maneja información especializada para el público interno y
externo de la organización. COMUNICACIÓN MASIVA: Genera mensajes y noticias de
manera específica, coherente y directa para el público interno y externo de la
organización. Esta se da por medio de: REUNIONES: En ellas se retroalimenta y
se transfiere información de interés general, las más importantes tomas de decisión
que tienen por objeto el beneficio de la organización. CIRCUITO CERRADO DE
TELEVISIÓN Y RADIO: Tiene el fin de lograr una buena influencia y ofrecer
grandes posibilidades de retroalimentación. Allí los directivos,
administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes
y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual
va a ser el comportamiento del otro.
Las barreras o problemas de
comunicación suelen ser síntomas de conflictos más profundos. Algunas de las
barreras de la comunicación son: FALTA DE PLANEACIÓN: La buena comunicación no
es obra del azar. No obstante, establecer las razones de una instrucción,
seleccionar el canal más rápido y elegir el momento adecuado son acciones que
pueden favorecer enormemente la comprensión y reducir la resistencia al cambio.
SUPUESTOS CONFUSOS: A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los
supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje. Los supuestos no
aclarados por ambas partes pueden resultar en confusión y pérdida de la buena
voluntad. DISTORSIÓN SEMÁNTICA: La cual puede ser deliberada o accidental. Las
palabras pueden provocar reacciones distintas. Por ejemplo, para algunas
personas el término "gobierno" puede significar interferencia o gasto
deficitario, para otras puede significar ayuda, trato igual y justicia.
MENSAJES DEFICIENTEMENTE EXPRESADOS:
Aun siendo claras las ideas del emisor, el mensaje puede resentir de palabras
mal elegidas, omisiones, incoherencia, mala organización, oraciones torpemente
estructuradas, asuntos que se dan por obvios, jerga innecesaria y falta de
claridad respecto de sus implicaciones. Esta falta de claridad se puede evitar
si se pone más cuidado en la codificación del mensaje. PÉRDIDA POR TRANSMISIÓN
Y DEFICIENTE RETENCIÓN: Un mensaje que debe ser transferido en una serie de
transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez más impreciso.
La deficiente retención de información es también otro problema serio. Así, la
necesidad de repetir el mensaje y de emplear varios canales resulta obvia. ESCUCHA
DEFICIENTE Y EVALUACIÓN PREMATURA: Escuchar exige total atención y
autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluación prematura
de lo que dice la otra persona. Es común la tendencia a juzgar, a aprobar o
reprobar lo que se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de
referencia del hablante.
COMUNICACIÓN INTERPERSONAL: La
comunicación eficaz es más que sencillamente transmitir a los empleados.
Requiere de contactos frente a frente en condiciones de apertura y confianza.
Para mejorar la comunicación no son necesarios costosos y sofisticados medios
de comunicación, sino la disposición de los superiores a participar en la
comunicación frente a frente. DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR: La desconfianza,
la amenaza y el temor minan la comunicación. En un ambiente en el que estén
presentes estos factores, todo mensaje será visto con escepticismo. Por
ejemplo, la desconfianza puede ser producto de las incongruencias en la
conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que el subordinado
fue castigado por haberle transmitido honestamente a su jefe información
desfavorable pero verídica. PERIODO INSUFICIENTE PARA LA ADAPTACIÓN AL CAMBIO: Algunas
comunicaciones apuntan a la necesidad de capacitación adicional, ajustes
profesionales, etc. Los cambios afectan a las personas de distintas maneras, de
modo que puede tomar cierto tiempo reflexionar en el pleno significado de un
mensaje. En consecuencia, y para una eficiencia máxima, es importante no forzar
el cambio antes de que los individuos puedan adaptarse a sus implicaciones. SOBRECARGA
DE INFORMACIÓN: Puede pensarse que un más abundante e irrestricto flujo de
información ayudará a resolver sus problemas de comunicación. Pero un flujo
irrestricto puede dar como resultado un exceso de información. Cada individuo
responde a la sobrecarga de información de distinta manera. En primer lugar, puede
desestimar cierta información. En segundo término, si un individuo se ve
abrumado por demasiada información, puede cometer errores al procesarla.
Finalmente, las personas reaccionan a la sobrecarga de información
sencillamente rehuyendo la tarea de comunicación.
Con respecto a estas barreras, en la
comunicación ascendente se pueden considerar cuatro principios para predecir
estas distorsiones: EL PODER DEL SUPERIOR: Las personas situadas en el nivel
inferior de la jerarquía no transmiten información ascendente que les puede
perjudicar. INFLUENCIA DEL SUPERIOR: Los subordinados pasan información más
favorable a los superiores que tienen más influencia. CONFIANZA O DESCONFIANZA
DEL SUBORDINADO EN SU SUPERIOR: Se transmite más información distorsionada
cuando no se confía en el superior. En situaciones donde hay confianza, la
transmisión de la información es más exacta. ASPIRACIONES DE ASCENSO DEL
SUBORDINADO: No se transmite información que se supone pueda perjudicar el
desarrollo de la carrera profesional del subordinado.
Cuando en la organización se cree que
la comunicación no es una herramienta de gestión estratégica, se considera que
ésta es un costo y no valor. Se confunde la comunicación con las herramientas
de comunicación. Se considera que la comunicación es propiedad y
responsabilidad de un departamento en particular y no de toda la empresa.
La comunicación se divide en formal e
informal. COMUNICACIÓN FORMAL: Es la comunicación que la organización ha
regulado, al definir las reglas de ésta. En ésta se define el modo en que cada integrante
ha de comportarse y el tipo de relación que se ha de mantener. La comunicación
formal cumple dos funciones. Primera, permite la toma de decisiones. Segunda,
motiva al personal. Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles
adecuados de motivación en los miembros, la organización conforma estructuras
que facilitan la comunicación. Para que ésta sea adecuada y el flujo de
comunicación eficiente. Este flujo de información debe cumplir los siguientes
objetivos: 1) Transmitir la información útil para la toma de decisiones. 2) Transmitir
la información con exactitud. 3) Transmitir la información con rapidez. 4) Transmitir
la información sin errores.
El flujo de comunicación adecuado es
aquel que ofrece una estructura de comunicación que no la obstruya; fuentes de
comunicación capaces de recoger y transmitir la comunicación que se necesita en
cada momento, que el canal de transmisión sea el adecuado.
En la comunicación formal las
principales estructuras de flujo son: ESTRUCTURAS CENTRALIZADAS: El flujo está
centralizado cuando todo el poder de decisión se concentra en un único punto.
La centralización es el mejor medio para coordinar la toma de decisiones cuando
la información no produce una sobrecarga, lo cual limitaría la eficacia de la
coordinación. ESTRUCTURAS DESCENTRALIZADAS: Está descentralizada cuando la
información se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de
comunicación permite una mayor reacción ante el ambiente y es un estímulo de
motivación.
La COMUNICACIÓN INFORMAL se conforma
en torno a las relaciones interpersonales de los integrantes, surge cuando alguno
de éstos siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningún canal
formal para ello, o los existentes son inadecuados. Son las interacciones no
reguladas por la comunicación formal. Este tipo de comunicación aparece donde
la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de
información de los integrantes de la organización. Estas redes ayudan a
mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas.
La comunicación informal se produce
de manera espontánea y no obedece a patrones de comportamiento establecidos por
la organización, es reconocida como una forma básica de conocimiento del otro,
de incorporar información de carácter situacional (quién es, qué hace). El
principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal es el cara
a cara, la relación interpersonal directa. Sin embargo, algunas organizaciones
son conscientes de la importancia de este tipo de comunicación para conectar
con el empleado, y emplean un medio de comunicación que les permite llegar a
todos ellos utilizando con un carácter informal; por ejemplo: los boletines o
revistas de la empresa. Los boletines, por ejemplo, pueden contener historias
sobre empleados citados por su buen servicio o por un rendimiento laboral
sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la empresa, preguntas y
respuestas acerca de temas laborales, información sobre actividades informales
de los empleados... Se utilizan con contenido moral para ayuda a que los
empleados sientan que forman parte del todo.
La principal distorsión de la
comunicación informal es la causada por LOS RUMORES que se forman con cierta
facilidad. Pues al ser una comunicación no controlada busca complementar la
falta de comunicación de la comunicación formal. Es la comunicación en donde el
mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión
el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la
empresa. El cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza
de su veracidad se toma como una verdad. El rumor puede ser negativo para la
empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego entre
el personal. Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal y surge el
rumor de que podría haber despidos masivos, esto hace que todos se sientan
preocupados por su futuro.
La forma de evitar los efectos
negativos de la comunicación informal es aumentando la calidad de la
comunicación formal. Al hacer que ésta última llegue cuando sea necesaria y en
el momento oportuno. Otra forma de hacer frente a la comunicación informal es
evitar que la comunicación formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar
cabida para la participación y las propuestas del personal. Sin embargo, en
ocasiones la comunicación informal puede resultar beneficiosa para la empresa.
Cuando por medio de ésta se logra complementar la comunicación formal, lo cual
permite que el mensaje enviado fluya más rápido por la empresa; de este modo,
se logra una forma de comunicación más eficaz.
Existen varias técnicas para mejorar
la eficacia de la comunicación, entre otras tenemos: MUESTREO DE ACTIVIDAD: Es
una técnica de campo en la que se registra y analiza el proceso de comunicación
en distintos momentos, para hacer generalizaciones a partir de estas muestras.
Es un método que requiere mucha cooperación de los miembros de la empresa.
Además, es un método intrusivo, es decir, para obtener los datos es necesario
interrumpir el trabajo, lo que obliga a utilizar estrategias lo más discretas
posible de recogida de muestras. SOCIOGRAMA: Es la representación gráfica de quién
se comunica con quién dentro del grupo. Durante un determinado período de
tiempo un analista registra los patrones de comunicación interpersonal dentro
del grupo. ANÁLISIS ECCO: Canales de Comunicación Episódicos en la Organización
(ECCO). Es un método que se basa en un cuestionario. Su objetivo fundamental es
descubrir cuándo una persona recibe por primera vez la información. Los
empleados responden un mismo cuestionario al mismo tiempo, y los resultados
muestran el patrón de difusión de la información para la organización. Este
tipo de análisis permite representar la secuencia de comunicaciones sobre un
evento determinado. Muestra la difusión de una porción de información desde su
origen hasta llegar a todas las personas de la organización. Este método
invierte poco tiempo para recoger los datos, obtiene resultados rápidos y son
más fiables que los obtenidos mediante auto-informes.
Otros aspectos a considerar para
mejorar la eficacia en la comunicación organizacional son: 1) Escuchar todo lo
que la otra persona comunique. 2) No emitir juicios sobre el mensaje a partir
de prejuicios o estado emocional. 3) Escuchar todos los puntos de vista de
quien intervengan en una conversación. 4) Planificar la forma como se va a
comunicar algo. 5) No expresar una opinión si no se está seguro de lo que se
está diciendo. 6) Verificar el efecto que la comunicación puede producir en el
receptor. 7) Tratar de ser lo más objetivo posible cuando se exprese una
opinión. 8) No exagerar los sentimientos para tratar de convencer a otra
persona. 9) Considerar siempre los sentimientos ajenos. 10) No descalificar una
opinión sin antes oír todos los argumentos.
Para que la comunicación fluya
adecuadamente, se debe ser estructurar un MENSAJE COMPRENSIBLE, para ello hay
que: 1) Emitir el mensaje utilizando un lenguaje simple. 2) Evitar el uso de
palabras que den lugar a ambigüedades. 3) Construir sintácticamente las
oraciones siguiendo una estructura simple: Sujeto-verbo-predicado. 4) Hacer uso
de los canales más adecuados, según de la naturaleza del mensaje. 5) Exponer
cada idea en forma positiva. 6) Utilizar el mayor número posible de canales. 7)
Reiterar las partes fundamentales del mensaje. 8) Proponer ejemplos que
clarifiquen el mensaje. 9) Establecer una relación de empatía con el receptor.
10) Elegir el momento oportuno para transmitir el mensaje. 11) Eliminar en lo
posible, la existencia de intermediarios entre el emisor y el receptor.
Conformar el MENSAJE DIRECTO para: 1) Reducir el mínimo de
tiempo que va desde la emisión hasta la recepción. 2) Expresar lo que se espera
del interlocutor. Configurar el MENSAJE PRECISO para: 1) Distinguir
perfectamente bien entre la idea principal y las ideas secundarias. 2) Explicar
los objetivos que se persiguen. Estructurar el MENSAJE CONCISO con el fin de:
1) Evitar la excesiva longitud del mensaje. 2) La comunicación organizacional,
reflejo de las relaciones humanas en la Organización.
Algunas consideraciones finales:
La gerencia debe contemplar como
prioritaria la comunicación organizacional. Pues al fallar el proceso de
comunicación el sistema fracasa, ya que la distorsión entre emisor-receptor se
vuelve insalvable. Pues, los acuerdos y consensos han de tener en cuenta los
aspectos de comunicación; ya que a través de ésta se llega a un proceso
confiable de producción. Entre los que destacan la confiabilidad y satisfacción
de los integrantes. Un sistema de comunicación eficiente debe establecer planes
de formación para comprender que la práctica de una buena comunicación desarrolla
intenciones de realizaciones. Pues, el concepto de efectividad debe contemplar el
alcance y la calidad de la comunicación organizacional.
Las fuentes
documentales para la elaboración de este artículo son:
Bartoli, Annie,
Comunicación y Organización, Barcelona, Ediciones Paidos, 1992.
Bateson, Gregory
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Borrell,
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Cees B.M, Van
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Fernández,
Collado Carlos, La Comunicación en las Organizaciones, México, Editorial
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Martínez de
Velázco Alberto, Comunicación Organizacional Práctica, México, Editorial
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Muriel María Luisa
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Quito, Editorial Andina, 1983.
Niño Teresa del
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Nosnik Abraham,
Comunicación y Gestión Organizacional, Bucaramanga, Universidad Autónoma de
Bucaramanga, 1996.
Restrepo J.,
Mariluz. Nuevos modos de comunicación entre los individuos de la organización.
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