Para los administradores
de recursos humanos los empleados y trabajadores son el recurso más valioso de
todo programa. Por esto tienen la necesidad de invertir en ellos, al
proporcionarles continuamente oportunidades para mejorar sus habilidades. Esto
constituye el desarrollo del personal, que incluye actividades designadas para
capacitar, adiestrar y motivar al empleado. Esto con el propósito de ampliar
sus responsabilidades dentro de la organización.
Desarrollar las
capacidades del trabajador proporciona beneficios para los empleados y para la
organización. Ayuda, por una parte, a los trabajadores a aumentar sus
habilidades y cualidades; por otra, beneficia a la organización al incrementar
las habilidades del personal de manera costo-efectivo. La capacitación hará que
el trabajador sea más competente y hábil. Además, al utilizar y desarrollar las
habilidades del trabajador, la organización se vuelve más productiva y rentable.
La capacitación se
refiere a los métodos usados para proporcionar al personal de una empresa las
habilidades que éstos necesitan para realizar su trabajo. Ésta abarca desde
cursos sencillos sobre terminología hasta cursos complejos, que permiten entender
el funcionamiento de un nuevo sistema; tales cursos pueden ser teóricos o
prácticos, o combinados.
La capacitación es un
proceso que lleva a mejorar continuamente las actividades laborales, con el fin
de implantar mejores formas de trabajo. Ésta es una actividad metódica,
planificada y permanente. El propósito general es preparar, desarrollar e
integrar al recurso humano en el proceso productivo; mediante la entrega de
conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor
desempeño de todos los trabajadores. En este sentido, la capacitación va
dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador, para que éste se
desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas. Y así producir
resultados de calidad, dar excelente servicio a los clientes, prevenir y
solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización.
Por medio de la
capacitación el perfil del trabajador se adecua al perfil de los conocimientos,
habilidades y actitudes requeridos en un puesto de trabajo. La capacitación no
debe confundirse con el adiestramiento. Este último implica una transmisión de
conocimientos, que hacen apto al individuo ya sea para manejar un equipo o
maquinaria.
El proceso de
capacitación se puede acometer de dos modos. Primero, el que se produce por y dentro
el mismo grupo de trabajo, se da un intercambio que fomenta el aprendizaje a
través de experiencias compartidas; en este aspecto, la capacitación de saberes
es inherente al oficio específico de cada trabajador. Segundo, el que es
acometido por una persona ajena al ámbito de la organización. Por ejemplo,
facilitadores externos de empresas especializadas en el área. Se capacita al
personal de una empresa para alcanzar la satisfacción por el trabajo que
realiza; pues si un empleado no está satisfecho con la labor que lleva a cabo
no podrá efectuar un trabajo eficiente.
El proceso de capacitación
es un proceso continuo. El mismo está constituido de cinco pasos, a saber: 1)
Analizar las necesidades. Identifica habilidades y necesidades de los
conocimientos y desempeño. 2) Diseñar la forma de enseñanza: Se elabora el
contenido del programa, folletos, libros, actividades... 3) Validación: Se
eliminan los defectos del programa y se hace una presentación restringida a un
grupo pequeño de personas. 4) Aplicación: Se dicta el programa de capacitación.
5) Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa.
El proceso de adiestramiento
es un proceso educacional a corto plazo, mediante el cual las personas aprenden
conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos definidos. El
adiestramiento es, en primer lugar, la educación profesional que adapta al
individuo para un cargo o función dentro de una organización. Éste implica la
transmisión de conocimientos, sea información de los productos, de los
servicios, de la organización, de la política organizacional... En segundo
término, implica el desarrollo de habilidades entendido éste como un
entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que el personal va a
ejecutar.
Se realiza cuando un
trabajador tiene poca experiencia o se contrata para un trabajo que le es
totalmente nuevo. Una vez que los trabajadores han sido incorporados a una
empresa, ésta tiene el compromiso de desarrollar en ellos actitudes y
conocimientos indispensables para que cumplan bien su labor. El adiestramiento
de personal, además de completar el proceso de selección, orienta al nuevo
trabajador sobre las características y particularidades propias del trabajo a
ejecutar. Ofrece al trabajador la oportunidad de actualizar y renovar sus
conocimientos, para que estén a tono con los avances técnicos.
En este sentido, el
adiestramiento consiste en proporcionar o fortalecer los conocimientos que el
individuo necesita para el eficiente desempeño de sus actividades laborales; de
acuerdo con los cambios tecnológicos, los nuevos requerimientos de procesos de
trabajo en la organización. Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de
manera organizada. El adiestramiento está orientado de manera directa a las
tareas y operaciones que van a ejecutarse.
Los programas de
adiestramiento constituyen una herramienta para lograr que el personal adquiera
los conocimientos necesarios, que le permitan ampliar y desarrollar las
aptitudes para ejecutar el trabajo en forma eficiente. Los programas de
adiestramiento constituyen un factor relevante en el mejoramiento de los
niveles de productividad. Lo cual implica la puesta en práctica de un conjunto
de elementos que favorecen el desenvolvimiento laboral de los trabajadores, por
medio del suministro de un conjunto de herramientas que facilitan la
realización de las actividades, mediante el desarrollo intensivo y continuo de
habilidades que favorecen el logro de los objetivos establecidos para alcanzar
la eficiencia organizacional.
En los programas de
adiestramiento existen varias técnicas, una que se aplica es el método de los
cuatro pasos: 1) Prepare al trabajador. 2) Muéstrele el trabajo. 30 Póngalo a
prueba. 4) Sígalo en la práctica. Un método alternativo es el siguiente: 1) El
instructor dice y hace. 2) El instructor dice y el alumno hace. 30 El alumno
dice y el instructor hace. 40 El alumno hace y dice.
Existen varios tipos de
adiestramientos, entre éstos tenemos: 1) Inducción: Es la orientación general
que se le da al empleado para adecuarlo al puesto, al grupo y a la institución.
Este tipo de formación tiene la meta de crear una actitud favorable del
empleado y facilitar su proceso de integración. 2) Adiestramiento a través de
la experiencia: Consiste en reunir un grupo de personas en base a tareas o
áreas similares para intercambiar experiencias, métodos y recursos. En tales
espacios se debe establecer un flujo informativo precisando objetivos,
expectativas, dinámicas, metodología, aspectos organizativos y el código para
el análisis. Este tipo de formación es útil, pues de la experiencia de los
individuos o grupos se enriquece el trabajo y se comparten vivencias significativas.
3) Adiestramiento
"en" y "para" la organización: Consiste en desarrollar al
máximo el potencial humano de la institución, por vía de la implementación de
un sistema de educación permanente que abarque las siguientes etapas: 1) Preparación
y actualización para el mejor desempeño del cargo. 2) Preparación para otros
cargos que pudiera ocupar el empleado. 3) Preparación para el desarrollo
general integral.
Los objetivos del
adiestramiento, son los siguientes: 1) Incrementar la productividad. 2) Promover
la eficiencia del trabajador, sea obrero, empleado o funcionario. 3) Proporcionar
al trabajador una preparación que le permita desempeñar su puesto con mayor
responsabilidad. 4) Promover un ambiente de mayor seguridad. 5) Ayudar a
desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias, mediante los
intercambios personales surgidos con ocasión del adiestramiento. 6) Promover el
mejoramiento de los sistemas y procedimientos. 7) Contribuir a reducir los
movimientos de personal, tales como renuncias y destituciones. 8) Contribuir a
reducir las quejas de empleados proporcionando una ética de trabajo más
elevada. 9) Facilitar la supervisión de personal. 10) Promover los ascensos
sobre la base del mérito personal. 11) Contribuir a la reducción de los accidentes
de trabajo. 12) Reducir el costo de operación.
Los programas de
capacitación son la traducción de las expectativas y necesidades de una
organización en determinado periodo de tiempo. Éste corresponde a la realidad
que se espera concretar efectivamente en un determinado plazo y, por lo mismo,
debe estar vinculada a los recursos disponibles y las disponibilidades
organizacionales.
Para la elaboración de
un programa de capacitación se pueden considerar, por lo menos, tres criterios:
1) Distribución personalizada de los recursos: el énfasis se enfoca en lograr
que la mayor cantidad de trabajadores participen de la capacitación; implica
determinar el presupuesto disponible y sobre esa base asignar la capacitación;
se prioriza la cobertura de las actividades que se aprueben. 2) Distribución
centrada en la capacitación específica: aquella destinada a resolver brechas de
competencias que están dirigidas a debilidades de la organización; las acciones
se orientan, a veces, a temas que están alejados de los intereses y
motivaciones de los funcionarios. 3) Distribución orientada a la capacitación
específica, que también da cuenta de la capacitación general: en este tipo de
escenarios los procesos de detección de necesidades dan cuenta de toda su
fortaleza, en la medida que han sido capaces de considerar, sin exclusiones
previas, todas las perspectivas y expectativas vigentes en la organización.
Es necesario hacer
concordar los cuatro subsistemas que comprenden los programas de capacitación:
1) Detección de las necesidades de capacitación. 2) Diseño del programa de
capacitación. 3) Ejecución de la capacitación. 4) Evaluación de los resultados
de la capacitación.
Para desarrollar el
segundo componente resulta ineludible abordar previamente el tema de la
identificación de las materias para las cuales se precisa capacitación. Por lo
cual, se deben articular en torno a un programa que concuerde con las
prioridades de la organización. De allí que, los programas de capacitación
exigen una planificación que incluye los siguientes aspectos: 1) Enfoque de una
necesidad especifica cada vez. 2) Definición clara del objetivo de la
capacitación. 3) División del trabajo a ser desarrollado en módulos, paquetes o
ciclos. 4) Elección de los métodos de capacitación considerando la tecnología
disponible. 5) Definición de los recursos necesarios para la implementación de
la capacitación, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales,
maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, etc.
Definición de la
población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado. Se debe
considerar: 1) Número de personas. 2) Disponibilidad de tiempo. 3) Grado de
habilidad, conocimientos y tipos de actitudes. 4) Características personales de
comportamiento. 5) Local donde se efectuará la capacitación considerando las
alternativas en el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera
de ella. 6) Periodicidad de la capacitación considerando el horario más
oportuno o la ocasión más propicia. 7) Calculo de la relación costo-beneficio
del programa. 8) Control y evaluación de los resultados considerando la
verificación de puntos críticos que requieran ajustes o modificaciones en el
programa para mejorar su eficiencia.
Una vez determinada la
naturaleza de las habilidades, los conocimientos o comportamientos terminales
deseados como resultado de la capacitación, el siguiente paso es la elección de
las técnicas que van a utilizarse en el programa de capacitación con el fin de
optimizar el aprendizaje.
En resumen, los
programas de capacitación, sean éstos a medio o largo plazo, poseen siguientes
las fases: 1) Investigar y analizar el programa a implementar. 2) Diagnosticar
la situación. 3) Planificar y proponer una serie de acciones para solucionar el
problema. 4) Poner en marcha las acciones. 5) Seguir la evolución la evolución
del programa. 6) Adaptar y corregir.
Los
principios fundamentales de la capacitación abarca el contenido de la
capacitación involucra cuatro tipos de cambios de comportamiento, a saber: 1)
Transmisión de informaciones: distribuir información entre los entrenados como
un cuerpo de conocimientos. 2) Desarrollo de habilidades: destrezas y
conocimientos directamente relacionados con el desempeño del cargo actual; es
una capacitación orientada de manera directa a las tareas y operaciones del
trabajador. 3) Desarrollo de actitudes: se refiere al cambio de actitudes
negativas por actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la
motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de
supervisión. 4) Desarrollo de conceptos: la capacitación puede estar conducida
a elevar el nivel de abstracción y conceptualización de ideas, ya sea para
facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para
elevar el nivel de generalización.
El contenido de los
programas de capacitación conlleva a establecer principios fundamentales
inherentes a éstos, entre los cuales tenemos: 1) Las necesidades de las
personas. 2) El crecimiento individual. 3) La participación como aprendizaje
activo. 4) La capacidad para dar respuestas a necesidades de la realidad y la
posibilidad de aplicarlas a la vida cotidiana. 5) Los conocimientos y
experiencias de los participantes revalorizan y refuerzan el aprendizaje
existente, al incorporar nuevos conocimientos. 6) La capacitación en equipo que
permite mayor posibilidad de interacción e intercambio. 7) Preparar al personal
para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización. 8) Proporcionar
oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos
actuales sino también para otras funciones para las cuales la persona puede ser
considerada. 9) Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades,
entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados,
aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión
y gerencia. 10) El individuo debe acompañar los resultados de su desempeño. 11)
La persona aprende mejor cuando está motivada para aprender. 12) La distribución
de los periodos de aprendizaje debe considerar la fatiga, la monotonía y los
periodos adecuados para la asimilación de lo aprendido. 13) El ejercicio y la
práctica son indispensables para el aprendizaje y la retención de habilidades.
14) El aprendizaje eficiente depende de la utilización de técnicas adecuadas.
15) Ayuda al individuo en la solución de problemas y en la toma de decisiones.
16) Aumenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo. 17) Forja
líderes y mejora las aptitudes comunicativas. 18) Sube el nivel de satisfacción
con el puesto. 19) Permite el logro de metas individuales. 20) Elimina los
temores a la incompetencia o la ignorancia individual.
Con respecto a las
organizaciones, tenemos que: 1) Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes
más positivas. 20 Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles. 3) Eleva
la moral de la fuerza de trabajo. 4) Ayuda al personal a identificarse con los
objetivos de la organización. 5) Crea mejor imagen. 6) Mejora la relación
jefes-subordinados. 7) Es un auxiliar para la comprensión y adopción de
políticas. 8) Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas. 9) Promueve
el desarrollo con vistas a la promoción. 10) Contribuye a la formación de
líderes y dirigentes. 11) Incrementa la productividad y calidad del trabajo.
12) Ayuda a mantener bajos los costos. 13) Desarrolla el sentido de
responsabilidad hacia la empresa. 14) Logra que se perfeccionen los ejecutivos
y empleados en el desempeño de sus puestos. 15) Mantiene a los ejecutivos y
empleados permanentemente actualizados. 16) Mejora las relaciones
interpersonales entre todos los miembros de la empresa. 17) Mejora la
comunicación entre grupos y entre individuos. 18) Ayuda en la orientación de
nuevos empleados. 19) Proporciona información sobre disposiciones oficiales.
20) Hace viables las políticas de la organización. 21) Alienta la cohesión de
grupos. 22) Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje. 23) Convierte
a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.
La integración de un
plan de capacitación se alcanza cuando se está enseñando a alguien un nuevo
conocimiento que acrecienta el valor de esa persona en la organización. La
capacitación tiene que aportar el conocimiento necesario para realizar tareas
específicas e infundir el deseo de llevarla a feliz término. Se utilizará la
información del análisis para diseñar los programas y plan de capacitación y
desarrollo. El análisis mostrará el tipo de habilidades, y, por tanto, de
capacitación que se requieren. El análisis es útil para asegurar que todas las
actividades estén asignadas a posiciones específicas. El análisis reporta como
las actividades y los conocimientos requeridos han sido identificados, lo que
amerita un plan de capacitación.
Modelos de plan de
capacitación. Denominación de planes de capacitación: 1) Plan específico de
aprendizaje con predominio en la empresa. 2) Plan específico de aprendizaje con
predominio en el centro de formación. 3) Plan profesional: prácticas
pre-profesionales. 4) Plan específico de pasantía en la empresa.
Un plan de programa de
capacitación debe contener: 1) Contenido. 2) Introducción y Antecedentes. 3) Evaluación
de necesidades. 4) Descripción del Programa. 5) Proceso de formulación. 6) Caracterización
del contexto. 7) Diagnostico. 8) Planificación de la capacitación
Esquema de
conceptualización y diseño debe contener: 1) Objetivos. 2) Componentes. 3) Fortalecimiento
técnico. 4) Fortalecimiento administrativo. 5) Programación esquemática. 6) Recursos
Financieros Requeridos
Los expertos consideran
que el plan de capacitación debe enfocarse al menos en cuatro cuestiones, a
saber: 1) Objetivos de capacitación. 2) Deseo y motivación de la persona. 3) Principios
de aprendizaje. 4) Características de los instructivos
Los objetivos de
capacitación deben contemplar: 1) Resultados deseados de un programa de
entrenamiento. 2) Disposición y motivación de la persona. 3) Técnicas de la
capacitación aplicada.
Las técnicas didácticas
son el entramado organizado por el facilitador, por medio del cual busca
cumplir con los objetivos propuestos. Éstas son mediaciones y como tal tienen
una carga relativa a la formación social, valores y formación. Las técnicas se
encuentran en constante relación con las características personales y
habilidades del individuo y de los grupos; además, del contenido a trabajar, de
las condiciones físicas del espacio y el tiempo a emplear.
Entre las técnicas de
capacitación aplicadas tenemos las siguientes: A) Técnicas de capacitación
aplicadas en el sitio de trabajo. Dentro de este contexto tenemos: 1) Instrucción
directa sobre el puesto: la cual se da en horas laborables; se emplea para
enseñar a obreros y empleados a desempeñar su puesto de trabajo; se basa en
demostraciones y prácticas repetidas, hasta que la persona domine la técnica; esta
técnica es impartida por el capacitador, supervisor o un compañero de trabajo.
2) Rotación de puesto: se capacita al empleado para ocupar posiciones dentro de
la organización en periodo de vacaciones, ausencias y renuncias; se realiza una
instrucción directa. 3) Relación experto-aprendiz: se da una relación maestro- aprendiz;
en dicha relación existe una transferencia directa del aprendizaje y una
retroalimentación inmediata.
B) Técnicas de
capacitación aplicadas fuera del sitio de trabajo: En este ámbito existen las
siguientes: 1) Conferencias, videos, películas, audiovisuales y similares: esta
técnica no requiere de una participación activa del trabajador, economiza
tiempo y recurso; ofrece poca retroalimentación y bajos niveles de
transferencia y repetición. 2) Simulación de condiciones reales: permite
transferencia, repetición y participación considerable; generalmente las
utilizan las compañías aéreas, los bancos y los hoteles; consiste en la
simulación de instalaciones de operación real, donde el trabajador va a
aprender de manera práctica su puesto de trabajo. 3) Actuación o socio drama: esta
técnica da la oportunidad al trabajador a desempeñar diversas identidades; crea
vínculos de amistad y de tolerancia entre los individuos y permite reconocer
los errores.
C) Estudio de casos: permite
al trabajador resolver situaciones parecidas a su labor. El trabajador recibe
sugerencias de otras personas y desarrolla habilidades para la toma de
decisiones; en esta técnica se practica la participación, más no la
retroalimentación y la repetición. D) Lectura, estudios individuales,
instrucción programada: se refiere a cursos basados en lecturas, grabaciones,
fascículos de instrucción programada y ciertos programas de computadoras; los
materiales programados proporcionan elementos de participación, repetición,
relevancia y retroalimentación, la transferencia tiende a ser baja. E) Capacitación
en laboratorios de sensibilización: Consiste en la modalidad de la capacitación
en grupo. Se basa en la participación, retroalimentación y repetición. Se
propone desarrollar la habilidad para percibir los sentimientos y actitudes de
las otras personas.
La capacitación como el
adiestramiento en Recursos Humanos son factores determinantes para el
cumplimiento de los objetivos de toda organización. Desarrollar tanto actitudes
como destrezas, crecimiento personal y profesional, en los trabajadores y
empleados permite que éstos desempeñen su trabajo con mayor eficiencia y
calidad. La capacitación es, por tanto, una inversión para la organización.
Pues los resultados que se obtienen de ella no sólo benefician al empleado,
sino que contribuye al logro de los objetivos empresariales.
La utilización efectiva
de los recursos humanos de una organización depende de la correcta aplicación
de las fases de capacitación y adiestramiento, que se han descrito
anteriormente, tales como: Detectar necesidades de capacitación; identificar
los recursos para la capacitación y adiestramiento, diseño del plan de
capacitación; ejecución del programa de capacitación, y la evaluación, control
y seguimiento del mismo.
Esta labor también
permite establecer y reconocer requerimientos futuros, asegurar a la empresa el
suministro de empleados calificados y el desarrollo de los recursos humanos
disponibles. La evaluación del desempeño juega un papel muy importante en el
desarrollo de los recursos humanos de una organización, pues su correcta
aplicación se convierte en un medio de motivación y estímulo en los empleados,
que finalmente termina beneficiando a la organización.
Fuentes documentales utilizadas para
este artículo:
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William B. W, Jr. Y Heinth Davis.
Administración de Recursos Humanos. Ed. Mc. Graw Hill.
PD. En facebook:
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