Los planes de capacitación de empleados y trabajadores
son el recurso más valioso de toda la actividad de recursos humanos. De allí la
necesidad de invertir en tales planes y proporcionarlos de una manera continúa
con la meta de mejorar el conocimiento y las habilidades del personal que
labora en la empresa.
Desarrollar las capacidades del trabajador proporciona
beneficios tanto para éstos como para la organización u empresa. A los primeros
los ayuda a incrementar sus conocimientos, habilidades y cualidades; a la empresa
la favorece al incrementar los costos-beneficios.
La capacitación hará que el trabajador sea más
competente y hábil, al desarrollar las actitudes de éste. De esta manera, la
organización y empresa se volverán más fuertes, productivas y rentables. En el
marco de estos aspectos, en este ensayo analizamos: En primer lugar, qué es un
plan de capacitación. En segundo término, cómo es un plan de capacitación; el
proceso de elaboración, la determinación de las necesidades y la programación y
desarrollo de un plan de capacitación. Tercero, cuál es el diseño de un plan de
capacitación; el cual consta de cinco fases, a saber: planificación, organización,
ejecución, evaluación y seguimiento.
¿Qué es un plan de capacitación? Un plan de
capacitación es la traducción de las expectativas y necesidades de una
organización para y en determinado periodo de tiempo. Éste corresponde a las
expectativas que se quieren satisfacer efectivamente en un determinado plazo;
por lo cual está vinculado al recurso humano, al recurso físico o material
disponible, y a las disponibilidades de la empresa.
El plan de capacitación es una acción planificada cuyo
propósito general es preparar e integrar al recurso humano en el proceso
productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y
actitudes necesarias para el mejor desempeño en el trabajo. La capacitación en
la empresa debe brindarse en la medida necesaria haciendo énfasis en los
aspectos específicos y necesarios para que el empleado pueda desempeñarse
eficazmente en su puesto.
¿Cómo interpretar el concepto de un plan de
capacitación? El plan de capacitación conlleva al mejoramiento continuo de las
actividades laborales. Esto con el objeto de implementar formas óptimas de
trabajo. En este sentido, el plan va dirigido al perfeccionamiento técnico y
teórico del empleado y el trabajador, para que el desempeño sea más eficiente
en funciones de los objetivos de la empresa. Se busca producir resultados
laborales de calidad, de excelencia en el servicio. Por otra parte, se busca prever
y solucionar problemas potenciales dentro de la organización. A través del plan
de capacitación, el nivel del empleado se adecua a los conocimientos, habilidades
y actitudes que son requeridos para un puesto de trabajo.
¿Cómo se describe el proceso de elaboración un plan de
capacitación? El plan de capacitación se asume de dos modos. El interno y el
externo. El primero, se realiza dentro del mismo grupo de trabajo, se conoce
también como «capacitación inmanente». El segundo, un agente externo a la
empresa brinda los conocimientos que se requieren, éste se denomina «capacitación
inducida». Ambos métodos son efectivos y se utilizan según las
circunstancias lo requieran.
El plan de capacitación, como señalamos antes, está
constituido por cinco pasos, que a continuación indicamos: 1) Detección y
análisis de las necesidades. Éste identifica fortalezas y debilidades (aunque
se da preferencia a las fortalezas) en el ámbito laboral, es decir, las
necesidades de conocimiento y desempeño. 2) Diseño del plan de capacitación: Se
elabora el contenido del plan en folletos, libros, actividades... 3) Validación
del plan de capacitación: Se eliminan los defectos del plan haciendo una
presentación piloto a un grupo pequeño de empleados. 4) Ejecución del plan de
capacitación: Se ejecuta el plan de capacitación a los trabajadores. 5)
Evaluación del plan de capacitación: Se determinan los resultados del plan, los
pros y los contras del mismo.
¿Cuál es el proceso elaboración de un plan de
capacitación? Para la elaboración de un plan de capacitación se consideran, por
lo menos, tres aspectos, a saber: 1) Distribución personalizada de los
recursos: Se enfoca en lograr que la mayor cantidad de empleados participen en
el plan de capacitación; es necesario fijar el presupuesto disponible para
asignar la capacitación. 2) Distribución centrada en la capacitación
específica: Está destinada a resolver las fortalezas y debilidades de la
organización. Por ello, las acciones se orientan a temas que son de a los
intereses de los empleados. 3) Distribución orientada a la capacitación
específica dando razón de la capacitación general: El proceso de detección de
necesidades da cuenta de las fortalezas, en la medida que se han considerado
todas las perspectivas y expectativas de la organización.
Los planes de capacitación exigen una planificación
que incluye los siguientes elementos: 1) Abordar una necesidad especifica cada
vez. 2) Definir de manera específica la meta de la capacitación. 3) Dividir el
trabajo, que se va a desarrollar, en módulos o ciclos. 4) Elegir el método de
capacitación según la tecnología que se posee. 5) Definir los recursos para la implementar la capacitación: tipo de
instructor, recursos audiovisuales, equipos o herramientas, manuales, etc. 6) Definir
el personal que va a ser capacitado: número de personas, disponibilidad de
tiempo, grado de habilidad, conocimientos y actitudes, características
personales. 7) Determinar el sitio donde se efectuará la capacitación, si es
dentro o fuera de la empresa. 8) Establecer el tiempo y la periodicidad de la
capacitación. 9) Calcular la relación costo-beneficio del plan de capacitación.
10) Controlar y evaluar los resultados del plan verificando puntos críticos que
requieran ajustes o modificaciones.
¿Cómo se determinan las necesidades de capacitación? Según
la jerarquía de las necesidades de Maslow, es posible establecer un conjunto de
necesidades que pueden ser consideradas para la elaboración del plan de
capacitación. Entre tales necesidades tenemos: 1) Necesidades de
autorrealización: (realización potencial, utilización plena de los talentos
individuales, etc. 2) Necesidades de estima: (reputación, reconocimiento, auto-respeto,
amor, etc.) 3) Necesidades sociales: (amistad, pertenencia a grupos, etc.) 4) Necesidades
de seguridad: (protección contra el peligro o las privaciones)
Por otra parte, dentro de una organización o empresa,
la detección de necesidades de capacitación está conformada por tres aspectos:
1) De la organización: se centra en la determinación de los objetivos de la
empresa, sus recursos y su relación con el objetivo. 2) De las Funciones: se
enfoca sobre el trabajo, revela las capacidades que debe tener cada individuo
dentro de la organización, en términos de liderazgo, motivación, comunicación,
dinámicas de grupos… 3) De las personas: considera las fortalezas y las
debilidades en el conocimiento, las actitudes y las habilidades que los
empleados poseen.
A partir de este conjunto de necesidades, el contenido
del plan de capacitación puede establecer elementos fundamentales a abordar;
entre los cuales tenemos: 1) Las necesidades de las personas. 2) El crecimiento
individual. 3) La participación como aprendizaje activo. 4) La capacidad para
dar respuestas a necesidades de la realidad y la posibilidad de aplicarlas a la
vida cotidiana. 5) Producir una mayor interacción e intercambio entre las
personas. 6) Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas
particulares de la organización. 7) Proporcionar oportunidades para el continuo
desarrollo personal. 8) Cambiar la actitud de las personas creando un clima más
satisfactorio entre los empleados. 9) Aumentar la motivación y hacerlos más
receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia. 10) El aprendizaje
eficiente y cooperativo para la utilización de técnicas adecuadas. 11) Ayudar
al individuo en la solución de problemas y en la toma de decisiones. 12) Aumentar
la confianza y la actitud asertiva. 13) Forjar mejores actitudes comunicativas.
14) Subir el nivel de satisfacción con la laborar que realiza. 15) Permitir el
logro de metas individuales. 16) Eliminar los temores a la incompetencia o a la
ignorancia individual.
¿Cuál es la programación y desarrollo de un plan de
capacitación? Un plan de capacitación intenta enseñar nuevos conocimientos,
para acrecentar el valor de esa persona en la organización. Esto en función de
los resultados del análisis de las necesidades. En este sentido, un plan de
capacitación se enfocará, al menos, en cuatro cuestiones, a saber: 1) Objetivos
de la capacitación. 2) Deseo y motivación de la persona. 3) Principios del
aprendizaje. 4) Características de los instructivos.
De lo expuesto en el párrafo anterior, un plan de
capacitación debe estar estructurado del siguiente modo: 1) Contenido:
introducción y antecedentes; evaluación de necesidades. 2) Descripción del
programa: proceso de formulación; caracterización del contexto; diagnóstico; planificación
de la capacitación; esquema de conceptualización y diseño. 3) Objetivos. 4)
Componentes: fortalecimiento técnico; fortalecimiento administrativo. 5) Programación esquemática: primera etapa; segunda
etapa. 6) Recursos financieros requeridos.
¿Cuáles objetivos debe contener el diseño un plan de
capacitación? Los objetivos de un plan de capacitación son: 1) Productividad: la
capacitación ayuda a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeño. 2)
Calidad: los planes de capacitación apropiadamente diseñados e implantados
contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo; cuando
los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y
responsabilidades. 3) Salud y seguridad: la salud mental y la seguridad física
de un empleado están directamente relacionadas con los esfuerzos de
capacitación de una organización. La capacitación adecuada puede ayudar a
prevenir accidentes laborales. 4) Prevención de la obsolescencia: los esfuerzos
de capacitación del empleado son necesarios para mantener actualizados a éstos
de los avances en sus campos laborares respectivos. 5) Desarrollo personal: en
el ámbito personal los empleados se benefician de los planes de capacitación,
pues le ofrecen una amplia gama de conocimientos, una mayor sensación de
competencia, un repertorio más grande de habilidades, que son indicadores de un
desarrollo personal.
¿Cuáles son las fases que contiene un plan de
capacitación? Un plan de capacitación consta de varias fases, entre estas
existe:
FASE 1: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN (detección de
necesidades de capacitación) Permite planificación de la capacitación. Esta
etapa es vital para justificar los cursos o la acción de capacitación que se
solicita. En esta etapa se cumple con la detección de las necesidades de
capacitación. Por tales se entienden las deficiencias que poseen los empleados
o trabajadores. Para determinar las necesidades de capacitación es necesario
investigar todos los hechos observables que sean generadores de causas por las
cuales los trabajadores no ejecutan con éxito sus labores, o incurren en
accidentes.
La evaluación de necesidades comienza con un análisis
de la organización. Los gerentes deben establecer un contexto para la
capacitación decidiendo dónde es más necesaria, cómo se relaciona con las metas
estratégicas y cuál es la mejor manera de utilizar los recursos
organizacionales. El análisis de tareas se utiliza para identificar los
conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren. El análisis de
personas se emplea para identificar quiénes necesitan capacitación. Los
gerentes y empleados de Recursos Humanos deben permanecer alerta al tipo de
capacitación que se requiere; cuándo se necesita; quiénes los precisan; y qué
métodos son mejores para dar a los empleados las capacidades necesarias.
Una vez hecho el
diagnostico para el plan de capacitación, sigue la elección y prescripción de
los medios de capacitación, con el objeto de satisfacer las necesidades de
capacitación. Se procede a determinar los elementos principales del plan de
capacitación: 1) A quién debe capacitarse: Empleado, trabajador, gerente. 2) Quién
será el capacitador: Facilitador, asesor… 3) Acerca de qué capacitar: Tema o
contenido del programa. 4) Dónde capacitar: Lugar físico, organismo o entidad.
5) Cómo capacitar: Métodos de capacitación y recursos necesarios. 6) Cuándo
capacitar: Periodo de capacitación y horario. 7) Cuánto capacitar: Duración de
la capacitación, intensidad. 8) Para qué entrenar: Objeto o resultados
esperados.
FASE 2: DISEÑO DEL PLAN DE CAPACITACIÓN. Consiste en la
organización de la capacitación. Con la
información recogida en la fase 1, se procede al diseño del plan de
capacitación. Los expertos consideran que el diseño de un plan de capacitación
debe enfocarse al menos en cuatro aspectos fundamentales: 1) Definición de
objetivos de la capacitación: es el resultado al cual se quiere llegar con el
plan de capacitación. Se requieren de dos objetivos: 2) Objetivos terminales: indican
la conducta que mostrarán los participantes al finalizar la capacitación, pues
según, la teoría de aprendizaje, todo conocimiento nuevo adquirido produce en
la persona un cambio de conducta. 3) Objetivos específicos: son objetivos de
menor nivel, éstos se van logrando conforme avanza el desarrollo del plan; se
refieren a conductas observables que el participante realiza y, por lo tanto,
son directamente evaluables; expresan un mayor grado de especificidad, por tal
razón se les denomina también: objetivos operacionales. 4) Deseo y motivación
de la persona: para que se tenga un aprendizaje óptimo, los participantes deben
reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevas; así como
conservar el deseo de aprender mientras avanza la capacitación. Las siguientes
estrategias pueden ser útiles: Utilizar el refuerzo positivo; eliminar amenazas
y castigos; ser flexible; hacer que los participantes establezcan metas
personales; diseñar una instrucción interesante; eliminar obstáculos físicos y
psicológicos de aprendizaje.
Se deben implementar los «Principios de aprendizaje»: Llamados
también principios pedagógicos que constituyen las guías de los procesos por
los que las personas aprenden de manera más efectiva. Mientras más se utilicen
estos principios en la capacitación más probabilidades habrá que ésta resulte
efectiva. Estos principios son: participación; repetición; relevancia; transferencia;
retroalimentación.
Las características de los instructivos a usar deben
contener y transmitir: conocimiento del tema; adaptabilidad; sinceridad;
sentido del humor; interés; cátedras claras; asistencia individual; entusiasmo.
FASE 3: IMPLEMENTAR EL PLAN DE CAPACITACIÓN. En esta
se lleva a cabo la ejecución de la
capacitación. Existe una amplia variedad de métodos o técnicas para capacitar.
El mejor método depende de: la efectividad respecto al costo; el contenido
deseado del programa; la idoneidad de las instalaciones con que se cuenta; las
preferencias y la capacidad de las personas; las preferencias y capacidad del
capacitador; los principios de aprendizaje a emplear.
La ejecución de la capacitación en el plan de
aprendizaje presupone: adecuación del plan de capacitación a las necesidades de
la organización; calidad del material de capacitación; cooperación del personal
de la empresa; calidad y preparación de los instructores; calidad de los aprendices.
Uno de los métodos de uso más generalizado es la
capacitación en el trabajo, porque proporciona la ventaja de la experiencia
directa, así como una oportunidad de desarrollar una relación más horizontal
entre el superior y el subordinado. La capacitación de aprendices y los
programas de internado revisten especial eficacia porque brindan experiencia en
el puesto y fuera de éste. Otros métodos fuera del trabajo incluyen las
conferencias o discusiones. La capacitación en el aula, la instrucción programada,
la capacitación por computadora, las simulaciones, los circuitos cerrados de
televisión, la capacitación a distancia y los discos interactivos de video.
Todos estos métodos pueden suponer una aportación al esfuerzo de capacitación
de un costo relativamente bajo en relación con la cantidad de participantes que
es posible acomodar.
FASE 4: EVALUACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN. En esta
se evalúa el proceso y la capacitación alcanzada por los participantes. Esta
fase permite estimar el logro alcanzado por los objetivos propuestos y
retroalimentar el proceso. Existen cuatro criterios básicos para evaluar la
capacitación: 1) Reacciones: los participantes felices tienen más
probabilidades de enfocarse en los principios de capacitación y utilizar la
información en su trabajo. 2) Aprendizaje: probar el conocimiento y las
habilidades antes de un programa de capacitación proporciona un parámetro
básico sobre los participantes, que pueden medirse de nuevo después de la
capacitación para determinar las mejoras. 3) Comportamiento: el comportamiento
de los participantes no cambia una vez que regresan al puesto; la transferencia
de la capacitación es una implantación efectiva de principios aprendidos sobre
los que se requiere en el puesto; para maximizar se pueden adoptar varios
enfoques: presentar elementos idénticos; enfocarse en los principios generales;
establecer un clima para la transferencia. 4) Resultados: con relación a los
criterios de resultados, se piensa en términos de la utilidad de los programas
de capacitación.
Para realizar una evaluación adecuada, deben
considerarse dos aspectos principales: 1) La evaluación del desempeño de la
tarea especifica que el trabajador realiza, en ésta se examinan los siguientes
aspectos: cumplimiento de la cuota de trabajo; habilidad demostrada en
realización del trabajo; dominio de la técnica necesaria; interés demostrado en
el trabajo; uso de elementos, materiales maquinas de trabajo, etc. 2) La
evaluación de las características personales del trabajador, se analizan aspectos
tales como: espíritu de colaboración; espíritu de superación; responsabilidad;
iniciativa; actitud adecuada a los fines; asistencia y puntualidad; disciplina
en el trabajo; relaciones humanas con sus compañeros de trabajo
La etapa final del plan de capacitación, es la
evaluación de los resultados obtenidos. Esta evaluación debe considerar dos
aspectos: 1) Determinar si la capacitación produjo las modificaciones deseadas
en el comportamiento de los empleados. 2) Verificar si los resultados de la
capacitación presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.
Además de los dos aspectos anteriores, es necesario
determinar si las técnicas de capacitación empleadas son o fueron efectivas. La
evaluación de los resultados del entrenamiento puede hacerse entre niveles: 1) Nivel
organizacional: en este nivel la capacitación debe proporcionar resultados como
aumento de la eficiencia; 2) En el nivel de los recursos humanos: Proporciona
resultados como aumento de la eficiencia individual de los empleados. 3) Nivel
de las tareas y operaciones: En este nivel debe proporcionar resultados como
aumento de la productividad, mejoramiento de la calidad de los productos y los
servicios.
Para obtener datos objetivos y completos del plan de
capacitación, es conveniente realizar tres tipos de evaluación. A saber: 1) Evaluación
diagnóstica: Se efectúa al inicio del proceso y parte de los resultados que
arroja el diagnóstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan
y programas, ejecución de las acciones, así como de los conocimientos y
habilidades que posee el capacitando y los que requiere. Esta evaluación
permite analizar la situación actual de la organización, los fines que busca
lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la
función de capacitación con referencia al que hacer global del centro de
trabajo. 2) Evaluación intermedia: Se realiza durante el proceso con el objeto
de localizar deficiencias cuando aún se está en posibilidad de subsanarlas,
intenta poner de manifiesto los puntos débiles y errores cometidos de tal forma
que sean corregidos, aclarados o resueltos. 3) Evaluación sumaria: Se enfoca en
los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas afín de
establecer parámetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo.
FASE 5: SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN. Como
parte del proceso evaluador se considera necesario llevar a cabo el
seguimiento, el cual implica conocer los resultados y su repercusión en el
ambiente de la organización. El seguimiento es un proceso integral, dinámico y
participativo enfocado a la obtención de información para la toma de decisiones
en cuanto a la planeación de las acciones y su retroalimentación, la ubicación,
desempeño y desarrollo profesional del capacitando para determinar si su
formación fue la requerida, o no y por qué.
Un buen plan de capacitación debe contemplar acciones
de monitoreo y seguimiento, no sólo con respecto a los aspectos logísticos sino
a la organización y planeación de reuniones orientadas a verificar el impacto
que ha logrado la capacitación en el incremento de la productividad, verificar
la pertinencia metodológica y pedagógica con relación a la transferencia del
aprendizaje a los puestos de trabajo. El seguimiento precisa de acciones y
solicitudes que deben atender quienes están participando en los diferentes
programas y acciones de capacitación, tales como reuniones, informes, formatos
que deber ser llenados, etc..
Los aspectos a considerar en el seguimiento serán
aquellos que tienen que ver con los recursos humanos, materiales y financieros
utilizados durante la realización del plan. La obtención de información es
relevante para una nueva planeación y operación de las acciones de
capacitación. Se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el
cuestionario, mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca
de los aspectos que intervinieron en su formación y la forma en cómo estos
están siendo aplicados en la práctica laboral cotidiana (organización, efectividad,
evaluación, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.).
Los resultados que se obtienen del seguimiento son: 1)
Análisis el desempeño profesional del personal capacitado. 2) Comparación del
desempeño del personal capacitado con el no capacitado. 3) Orientación de la
planeación en las acciones para su mejor operación. 4) Valoración de las
capacidades de las entidades responsables del programa (recursos humanos y
materiales). 5) Identificación de necesidades no satisfechas, condiciones actuales
y deseadas. 6) Determinación de los objetivos y metas a cubrir en la empresa.
Algunas consideraciones finales con respecto a la capacitación en recursos humanos es un
factor determinante para el cumplimiento de los objetivos de una organización.
Desarrollar tanto actitudes como destrezas, crecimiento personal y profesional
en los trabajadores y empleados permite que éstos desempeñen su trabajo con
mayor eficiencia y calidad. La capacitación es, por tanto, una inversión para
la organización. Pues los resultados que se obtienen de ella no sólo benefician
al empleado, sino que contribuye al logro de los objetivos empresariales.
La utilización efectiva de los recursos humanos de una
organización depende de la correcta aplicación de un plan de capacitación,
descrito anteriormente, tales como: Detectar necesidades de capacitación;
identificar los recursos para la capacitación y adiestramiento, diseño del plan
de capacitación; ejecución del programa de capacitación, y la evaluación,
control y seguimiento del mismo. Esta labor permite establecer y reconocer
requerimientos futuros, asegurar a la empresa el suministro de empleados
calificados y el desarrollo de los recursos humanos disponibles. El plan de
capacitación juega un papel muy importante en el desarrollo de los recursos
humanos de una organización, pues su correcta aplicación se convierte en un
medio de motivación y estímulo en los empleados, que finalmente termina
beneficiando a la organización.
Las fuentes documentales para la elaboración de este
ensayo fueron:
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PD. En facebook: CONSULTORÍA Y ASESORÍA FILOSÓFICA
OBED DELFÍN
