En las organizaciones, la eficiencia
de la comunicación es un recurso estratégico de desarrollo. Por otra parte, la comunicación
permite la confrontación, el diálogo franco, la valoración de las acciones
individuales y colectivas, y el establecimiento de relaciones armónicas. Por el
contrario, las estructuras cerradas y aisladas atentan contra la toma de
decisiones.
Muchos de los problemas organizacionales
son producto de la ausencia de una comunicación efectiva. Por esta razón, la
comunicación en las organizaciones es imperante y necesaria; ya que de ésta
depende el éxito de la misma. Los problemas comunicacionales responden a la
presencia de paradigmas erróneos, que detienen el desarrollo efectivo de la
interacción. Los cambios de tales paradigmas conllevan un serio y decidido
análisis, capaz debe superar las meras buenas intenciones y establecer un
conjunto de interrelaciones eficaces. Esto implica compromisos claros y bien determinados,
en última instancia eficientemente bien comunicados.
Existen tres factores claves en la
comunicación organizacional a considerar: 1) Se da en un sistema complejo y
abierto influenciado e influyente. 2) Conlleva mensajes. 3) Implica personas.
Con respecto al mensaje, éste se da en cualquier sistema que exista
información; el modo en que el receptor recibe el mensaje es variable ya que se
ve influido por el contexto.
Los procesos de comunicación están compuestos
por: EMISOR: Persona que emite el mensaje. RECEPTOR: Persona que recibe el
mensaje. MENSAJE: Contenido de la información que se envía. CÓDIGO: Signos y
reglas empleadas para enviar el mensaje. CONTEXTO: Situación en la que se
produce la comunicación. CANAL DE TRANSMISIÓN: Vía por la que se transmite el
mensaje. MENSAJE CODIFICADO: Texto que se quiere hacer llegar al receptor. RETROALIMENTACIÓN:
Confirmación de que el mensaje fue recibido correctamente. RUIDOS, DISTORSIONES
E INTERFERENCIAS: Interrupciones en el proceso de comunicación. FACTORES INTERNOS:
Factores psicológicos, estados de ánimo, etc. FACTORES EXTERNOS: Dificultades
en el canal de transmisión, problemas técnicos, de idioma, de cultura.
La mayor parte de los elementos que
conforman el proceso de comunicación tienen la capacidad de crear distorsiones.
Esto incide en la meta de la comunicación. Las distorsiones dependen
fundamentalmente del estado psicológico del emisor y del receptor, del canal
usado y del tipo de codificación.
La comunicación es eficaz cuando el
receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor. La
comunicación que es dinámica, continua y sistemática permite la oportunidad del
encuentro con la otra persona. De esta forma, plantea una amplia gama de posibilidades
por ser el canal de interacción social. Por medio de ésta se logran el
entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento
y desarrollo de las organizaciones.
La comunicación produce una
multiplicidad de sentidos dado que cada receptor se transforma, a su vez, en emisor
de nuevos y variados mensajes. En este proceso de intercambio se establecen
compromisos, se asignan y delegan funciones. Por lo cual, la comunicación
organizacional se determina con relación a la creación, mantenimiento y
renovación de: CULTURA (valores): Principios, conceptos y creencias, explícitos
o implícitos, compartidos por quienes forman parte de la organización. ESTRUCTURA:
Cómo está operativamente organizada la empresa; además determina las relaciones
laborales entre las distintas áreas que conforman la estructura organizativa. ESTRATEGIA:
Pasos que deben darse para alcanzar los objetivos de la empresa. RECURSOS
(habilidades): Áreas, capacidades, conocimientos, fortalezas. PROCEDIMIENTOS:
Rutinas, formas en que se ejecutan las actividades, niveles de acción e
interrelaciones. PERSONAL (potencial humano): Factor que se define en función
de perfiles, habilidades, actitudes, aptitudes, conocimientos, acordes al número
necesario que requiere una actividad determinada. ESTILO DE DIRECCIÓN:
Actitudes que adoptan los integrantes de los niveles gerenciales de la
organización.
Otros aspectos a considerar para
mejorar la eficacia en la comunicación organizacional son: 1) ESCUCHAR TODO lo
que la otra persona comunique. 2) NO EMITIR JUICIOS sobre el mensaje a partir
de prejuicios o estados emocionales. 3) Escuchar TODOS LOS PUNTOS DE VISTA de
quien intervenga en una conversación. 4) PLANIFICAR la forma como se va a
comunicar algo. 5) NO EXPRESAR una opinión si no se está seguro de lo que se
está diciendo. 6) VERIFICAR el efecto que la comunicación puede producir en el
receptor. 7) Tratar de ser lo más IMPARCIALMENTE posible cuando se exprese una
opinión. 8) No EXAGERAR los sentimientos para tratar de convencer a otra
persona. 9) Considerar siempre los SENTIMIENTOS ajenos. 10) NO DESCALIFICAR una
opinión sin antes oír todos los argumentos.
Para que la comunicación fluya
adecuadamente, se debe ser estructurar un MENSAJE COMPRENSIBLE, para ello hay
que: 1) Emitir el mensaje utilizando un lenguaje simple. 2) Evitar el uso de
palabras que den lugar a ambigüedades. 3) Construir sintácticamente las
oraciones siguiendo una estructura simple: Sujeto-verbo-predicado. 4) Hacer uso
de los canales más adecuados, según de la naturaleza del mensaje. 5) Exponer
cada idea en forma positiva. 6) Utilizar el mayor número posible de canales. 7)
Reiterar las partes fundamentales del mensaje. 8) Proponer ejemplos que
clarifiquen el mensaje. 9) Establecer una relación de empatía con el receptor.
10) Elegir el momento oportuno para transmitir el mensaje. 11) Eliminar en lo
posible la existencia de intermediarios entre el emisor y el receptor.
Hacer uso del MENSAJE DIRECTO para: 1) Reducir el mínimo de
tiempo que va desde el emisor hasta el receptor. 2) Expresar lo que se espera
del interlocutor. Configurar el MENSAJE PRECISO para: 1) Distinguir
perfectamente bien entre la idea principal y las ideas secundarias. 2) Explicar
los objetivos que se persiguen. Estructurar el MENSAJE CONCISO con el fin de:
1) Evitar la excesiva longitud del mensaje.
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