La evaluación en las
organizaciones es un proceso que debe realizarse en distintos momentos. Por
ejemplo, desde el inicio de un programa de capacitación, durante y al finalizar
el mismo. Pues, la evaluación es un proceso para valorar la efectividad y la
eficiencia de los esfuerzos de la capacitación. La misma es una fase importante
del ciclo de capacitación. Ocurre en cada fase del ciclo como un proceso en sí
mismo. Por ello, debe ser parte del plan de capacitación y debe ocupar un
tiempo determinado.
Los datos que se
obtienen en la evaluación son útiles para la toma de decisiones. Por ello, en un
adecuado programa de capacitación se ha de contemplar una evaluación del desempeño,
control y adecuado seguimiento a las actividades que se realizan. Pues, permite
la medición de los fundamentos, aplicación, efectos a corto y largo plazo de
las acciones del diseño y la ejecución de los programas de capacitación.
Los pasos necesarios
para la ejecución de un programa de capacitación se determina de acuerdo al
propósito general del mismo, que además contribuyen al logro de los objetivos
generales de la organización. Es preciso, entonces, desarrollar programas que contemplen
las metas y estrategias de la organización. La mejor capacitación es la que se desarrolla
como un proceso continuo, ésta busca conocimientos y habilidades para estar al
día con los cambios que suceden en el ámbito organizacional o empresarial. La
capacitación continua busca que los participantes estén preparados para avanzar
hacia mejores oportunidades.
El proceso de
capacitación está compuesto por cinco pasos, éstos son: 1) Análisis de las
necesidades: se identifican las habilidades y necesidades de conocimiento y
desempeño. 2) Diseño del programa de capacitación: se elabora el contenido del
programa en folletos, libros, actividades… 3) Validación: en este paso se
eliminan los defectos del programa, y se hace una nueva presentación para
validar el programa. 4) Aplicación: se imparte el programa de capacitación. 5)
Evaluación: se determina por medio de técnicas de evaluación el éxito o fracaso
del programa.
El análisis de las
necesidades es vital para justificar los cursos o la acción de capacitación que
se requiere. Por necesidades de capacitación se entienden: 1) Las carencias o
deficiencias que posee un trabajador o un grupo de ellos, para ejecutar de
forma satisfactoria las tareas y responsabilidades que le corresponden en la
empresa. 2) Las limitaciones o situaciones que afectan el desempeño de los
mismos. Tales necesidades se solucionan mediante la capacitación.
Para determinar las
necesidades de capacitación, es necesario investigar todos los hechos por las
cuales los trabajadores no ejecutan con éxito sus labores o incurren en
accidentes. El programa de capacitación debe enfocarse al menos en cuatro
cuestiones, ésta son: 1) Objetivos de capacitación. 2) Deseo y motivación de la
persona. 3) Principios de aprendizaje. 4) Características de los instructivos.
Para implementar un
programa de capacitación es necesario considerar: 1) La efectividad respecto al
costo 2) El contenido deseado del programa. 3) La idoneidad de las
instalaciones con que se cuenta. 4) Las preferencias y la capacidad de las
personas. 5) Las preferencias y capacidad del capacitador. 6) Los principios de
aprendizaje a emplear. 7) Describir e interpretar los diversos modelos de
evaluación.
La evaluación del
proceso de capacitación permite estimar los logros de los objetivos propuestos
y retroalimentar el proceso mismo. Por esta razón, al concluir la fase de
aplicación del programa de capacitación y con el propósito de tener
conocimiento preciso de los resultados logrados con relación a lo planeado, es
necesario llevar a cabo un trabajo de evaluación para obtener información útil
para así analizar los cambios de conducta logrados en los capacitados; su desempeño
en el área de trabajo; juzgar alternativas y tomar decisiones acerca de los
diferentes elementos que intervinieron en el proceso.
La evaluación permite obtener
datos objetivos y completos de esta etapa. Para esto se cuenta con: 1)
Evaluación diagnóstica: se efectúa al inicio del proceso y parte de los
resultados que arroja el diagnóstico de necesidades, de las propuestas
establecidas en el plan y programas, ejecución de las acciones; así como de los
conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere. Esta
evaluación permite analizar la situación actual de la organización, los fines que
busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a
la función de capacitación con referencia al que hacer global de la misma. 2) Evaluación intermedia: se realiza durante
el programa de capacitación, con el objeto de localizar deficiencias cuando se tienen
posibilidades de corregirlas; se intenta poner de manifiesto los puntos débiles
y errores cometidos, de forma que sean corregidos, aclarados o resueltos. 3)
Evaluación sumaria: se enfoca a los logros obtenidos, como resultado de las
actividades efectuadas a fin de establecer parámetros que coadyuven a retroalimentar
y reiniciar el ciclo; es cuando se analiza la efectividad y funcionalidad de
las acciones emprendidas a fin de reprogramar nuevas tareas.
Uno de los modelos utilizados
para la evaluación es el modelo de Kirkpatrick, el mismo consta de cuatro
etapas consecutivas e independientes: 1) Reacción: percepción de los participantes
de su efectividad, se realiza por medio de cuestionarios. Se revisa también la
adecuación de contenidos, el dominio del instructor, el manejo del tiempo de
parte del instructor, claridad de exposición, aspectos útiles y menos útiles.
2) Aprendizaje: nivel de adquisición de conocimientos. Es una evaluación del
antes y del después de la aplicación de la capacitación, se realiza por medio
de pruebas de contenidos. 3) Conductas: es el más importante y difícil de
evaluar. Se lleva a cabo por medio del reporte de otros: reclamos, productos
defectuosos, costos, etc. que lo miden indirectamente. 4) Resultados: impacto
en la organización o retorno de la inversión, se usan informes de gestión,
niveles de producción, calidad, costos, niveles de ausentismo, rotación,
licencias médicas, etc.
Una forma de determinar
que tan apropiados han sido los métodos y estilos de la capacitación, y para
tener una idea precisa de dónde puede ser necesaria una mayor capacitación es
la de interrogar al personal. Esto puede hacerse formalmente al final de las
sesiones de capacitación, o mediante el llenado de cuestionarios que incluyan
asuntos como los siguientes: 1) Lo conveniente y confortable que han resultado
el sitio y las facilidades de la capacitación: la duración de las sesiones, los
recesos y las oportunidades de formular preguntas. 2) Lo relevante que ha sido
el material presentado y cualquier área en la que el personal considere que
requiere mayor información o práctica. 3) Lo conveniente que han resultado los
estilos y métodos de capacitación empleados. ¿Qué resultó efectivo? ¿Qué no al
transmitir la información? 4) Autoevaluación integral de conocimiento en las
responsabilidades encomendadas. 5) Sugerencias para mejorar sesiones futuras de
capacitación.
Para incrementar el
método de recolección informativa de carácter formal, los capacitadores pueden
tener comunicación continua con el personal; por ejemplo, durante los recesos,
al inicio y final de cada sesión, así pueden determinar dónde existen lagunas
de conocimiento y cuáles estilos de presentación funcionan mejor.
Para la evaluación se debe
diseñarse un modelo que permita recoger información de los cuatro niveles que
se señalan a continuación: 1) Reacciones o satisfacciones: da respuesta a la
pregunta ¿Te gustó la actividad? Se busca determinar en qué medida los participantes
valoran la capacitación. Los participantes satisfechos tienen más
probabilidades de enfocarse en los principios de capacitación y utilizar la
información en su trabajo. 2) Aprendizaje: da respuesta a la pregunta ¿Los
participantes desarrollaron los objetivos propuestos? El propósito es determinar
el que grado los participantes han logrado los objetivos de aprendizaje.
Permite probar el conocimiento y las habilidades antes de un programa de
capacitación, y proporciona un parámetro básico sobre los participantes; el
cual puede medirse después de la capacitación para determinar si ha mejorado.
3) Comportamiento: da respuesta a la pregunta ¿están los participantes
utilizando las competencias desarrolladas? La finalidad es determinar si los
participantes han transferido a sus actividades las habilidades y el
conocimiento adquirido. Identifica, además, las variables que pueden afectar el
resultado, si el comportamiento de los participantes no cambia. La
transferencia de la capacitación es una implantación efectiva de los principios
aprendidos. Para maximizar se pueden adoptar varios enfoques: A) Presentar
elementos idénticos. B) Enfocarse en los principios generales. C) Establecer un
clima para la transferencia. 4) Resultados: da respuesta a la pregunta ¿cuál es
el impacto operacional? El propósito es determinar el impacto operacional que
ha producido la acción de capacitación; si éste se puede expresarse en dinero
entonces se puede identificar el retorno de la inversión. Se piensa en términos
de utilidad de los programas de capacitación, a fin de identificar las áreas
que requieren mejoras. Dicho proceso propone a los gerentes: A) Planear. B) Hacer.
C) Comprobar. D) Actuar.
El seguimiento del
proceso evaluador implica conocer los resultados y su repercusión en el
ambiente de la organización. El seguimiento es un proceso integral, dinámico y
participativo enfocado a la obtención de información, para la toma de
decisiones en cuanto a la planeación de las acciones y su retroalimentación; la
ubicación, desempeño y desarrollo profesional del capacitando, lo que permite
determinar si la formación fue la requerida o no y por qué.
Los aspectos a
considerar en el seguimiento son aquellos que tienen que ver con los recursos
humanos, materiales y financieros utilizados durante la realización de las
acciones. Esta información es relevante para una nueva planeación y operación
de capacitación, se obtiene al utilizar diferentes instrumentos tales como el
cuestionario; mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca
de los aspectos que intervinieron en su formación, y la forma en cómo estos
están siendo aplicados en la práctica laboral cotidiana.
Los resultados que se
obtienen del seguimiento son: 1) Análisis del desempeño profesional del
personal capacitado. 2) Comparación del desempeño del personal capacitado con
el no capacitado. 3) Orientación de la planificación de las acciones para su
mejor operación. 4) Valoración de las capacidades de las entidades responsables
del programa (recursos humanos y materiales). 5) Identificación de las
necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas. 6) Determinar los
objetivos y metas a cubrir en la empresa.
El seguimiento implica
llevar registros (control estadístico del proceso) que permitan conocer los
indicadores económicos de la inversión realizada en capacitación, y otros
aspectos, como por ejemplo: 1) Número de horas totales de capacitación. 2) Número
de horas por persona. 3) Número de horas por departamento o proceso. 4) Número
de horas por tema tratado. 4) Costos totales de la capacitación. 5) Resultados
de las evaluaciones realizadas
Los informes permiten
conocer el avance del plan de capacitación y sus resultados parciales; de tal
manera, que se pueden hacer los ajustes requeridos y evidenciar el impacto en
los participantes. En el control y seguimiento del programa de capacitación es
necesario considerar que no todos los asistentes requieren el mismo nivel de
profundidad en los contenidos. De esta manera, es preciso clasificar a quien se
dirige cada uno de los temas propuestos, ya que algunos necesitan un nivel
introductorio, otros un nivel intermedio y otros una sesión de profundización.
Esto es la taxonomía del proceso de capacitación, es decir, la ordenación
jerarquizada de los participantes y de los temas a impartir o impartidos.
En muchas ocasiones, los
seminarios y talleres fracasan por no tener en cuenta este aspecto, lo cual
hace que para algunos asistentes el curso sea considerado como deficiente, ya
que no llena las expectativas esperadas en cuanto a su contenido. Para otros,
por el contrario, resulta excelente ya que nunca o pocas veces han tenido la
oportunidad de trabajar sobre el mismo.
La disponibilidad de
tiempo es un aspecto importante, por cuanto que una de las grandes dificultades
de las empresas tiene que ver con el tiempo que se puede asignar a las personas
seleccionadas para participar en la capacitación; el ritmo laboral y los compromisos
previamente adquirido hacen que haya que recurrir a tiempos específicos, lo que
implica sacrificio de tiempo para el asistente. Una manera de lograr que todos
los participantes puedan asistir es: 1) Dar a conocer con anticipación las
agendas de tiempos de los diferentes seminarios y talleres. 2) Acordar con los
jefes inmediatos para suplir a las personas que asistirán a los eventos. 3) Establecer
tiempos compartidos por la empresa y la persona, como por ejemplo, viernes y
sábado si se trata de eventos de larga duración. 4) Establecer con el
capacitador jornadas cortas, por ejemplo de 4 horas.
Por último, el
presupuesto de capacitación está definido por las asignaciones que realice la
administración de la empresa, por el tamaño de la empresa, por la importancia
que le asigne la gerencia a estos temas o bien por el nivel de autonomía que al
respecto tenga el administrador de la capacitación. Es importante conocer
claramente los recursos económicos con los que se cuentan, con el fin de
unificar el dinero que se utilizará en la capacitación.
Al realizarse la
evaluación del programa de capacitación se puede incurrir en varios errores,
tales como: 1) No realizar evaluación del desempeño. 2) Evaluar sin haber
trazado objetivos al inicio de un periodo. Esto hace más subjetiva la
evaluación y causa molestias y resentimientos. 3) Acordar objetivos y no
observar, dirigir, asesorar.
Como hemos expuesto, la
capacitación es factor determinante en el cumplimiento de los objetivos de toda
organización; para desarrollar actitudes y destrezas en el crecimiento personal,
lo que permite mayor eficiencia y calidad. La capacitación es una inversión
para toda organización o empresa; pues los resultados que se obtienen de ella
no sólo benefician al empleado, sino que contribuye al logro de los objetivos
empresariales. La utilización efectiva de los recursos humanos dentro de la
organización depende de la correcta aplicación de las fases de evaluación que
se han descrito anteriormente, tales como: detectar necesidades de capacitación,
identificar los recursos para la capacitación, diseño del plan de capacitación,
ejecución del programa de capacitación, y la evaluación, control y seguimiento.
Esto último permite establecer y reconocer requerimientos futuros, para
asegurar a la empresa el suministro de empleados calificados y el desarrollo de
los recursos humanos disponibles.
Fuentes consultadas para
la elaboración de este artículo:
Aquino, Jorge y Arecco. Marcelo J.
Recursos Humanos, Buenos Aires, Ediciones MACCHI, 1996.
Chiavenato, Idalberto. Introducción a
la Teoría General de la Administración, México, Mc Graw-Hill, 1998.
Mondy, R. Wayne y Noe, Robert M.
Administración de Recursos Humanos, México, Editorial Prentice-Hall
Hispanoamericana, S.A., 1997.
Rodríguez S., Manuel. Recursos
Humanos: su misión trascendente y ética, México, Editorial Grijalbo, 2000.
Werther, William B. y Keith,
Davis. Administración
de Personal y Recursos Humanos, México, Mc Graw-Hill, 1995
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